Eine NIE für deine Kinder und über einen Vertreter

Wann braucht ein Kind wirklich eine NIE

Auslöser ist weder Alter noch Aufenthalt. Entscheidend ist, ob das Kind demnächst in einem spanischen öffentlichen Register auftaucht. Praktisch läuft das auf wenige Momente hinaus.

Mit Abstand am häufigsten ist die Erbschaft. Stirbt ein ausländischer Eigentümer einer spanischen Immobilie, werden die Erben in der Erbschaftsannahme und danach in der neuen Urkunde genannt, und jeder dort genannte Erbe braucht eine spanische Identifikationsnummer, Minderjährige eingeschlossen. Ein Dreijähriger, der ein Viertel einer Wohnung in Torrevieja erbt, braucht eine NIE, bevor der Notar die Annahme abschließen kann.

Der zweite Moment ist der Erwerb. Eltern kaufen gelegentlich auf den Namen eines Kindes oder setzen ein Kind neben sich in die Urkunde, meist aus erbrechtlichen Erwägungen. Gleiches Ergebnis: in der Urkunde genannt, also Nummer nötig.

Der dritte ist ein Aufenthaltsverfahren. Zieht die Familie um und werden die Kinder als Residenten angemeldet, werden ihre NIE Nummern im Rahmen dieses Verfahrens zugeteilt und nicht separat beantragt. Unser Beitrag zum Anmelden deines Kindes als Resident beschreibt diesen Weg, der etwas ganz anderes ist.

Was sie nicht auslöst, ist normales Familienleben. Ein Kind, das in Spanien über den Aufenthalt eines Elternteils lebt, zur Schule geht und über einen Elternteil krankenversichert ist, braucht nicht allein deshalb eine NIE. Erst das Auftauchen in einem Register oder ein steuerlicher Vorgang erzeugt den Bedarf.

Was die Stellen bei minderjährigen Antragstellern verlangen

Die Anforderungen sind über die Konsulate hinweg bemerkenswert einheitlich, was hilfreich ist, weil es für diesen Fall keine einzige nationale Checkliste gibt. Liest man ein halbes Dutzend Konsulatsseiten, kehrt dieselbe Zusammenstellung wieder:

• Die EX-15, ausgefüllt und unterschrieben. Für ein Kind unterschreibt der Elternteil oder Vormund als gesetzlicher Vertreter, nicht das Kind.
• Der gültige Reisepass des Kindes, Original und Kopie.
• Nachweis der Beziehung oder der Vormundschaft: eine Kopie des libro de familia, oder die Geburtsurkunde, oder der Sorgerechts oder Vormundschaftsbeschluss, sofern vorhanden.
• Der gültige Reisepass oder Personalausweis des handelnden Elternteils oder Vormunds, Original und Kopie.
• Die bezahlte Modelo 790 código 012, mit denselben 9,84 € wie für Erwachsene. Einen Kindertarif gibt es nicht.
• Nachweis des Grundes, bei einer Erbschaft also die Sterbeurkunde und etwas, das zeigt, dass zum Nachlass spanisches Vermögen gehört.

Das libro de familia ist eine spanische Einrichtung, und viele Familien haben schlicht keines. Das ist kein Problem, die Geburtsurkunde tritt an seine Stelle, aber eine ausländische Geburtsurkunde bringt das unten beschriebene Legalisationsproblem mit, und dort steckt die Verzögerung.

Die EX-15 kennt zwei Arten von Vertretern

Das ist der Unterschied, der die meiste Verwirrung stiftet, und ihn richtig zu treffen erspart viel Ärger.

Der gesetzliche Vertreter

Abschnitt 1 des Formulars betrifft die Person, für die die NIE bestimmt ist. Ist diese Person minderjährig oder geschäftsunfähig, sieht das Formular dort einen gesetzlichen Vertreter vor, mit einem Feld für den título, die Eigenschaft, in der er handelt: padre, madre oder tutor. Das ist keine Delegation, sondern die Feststellung, wer rechtlich für diese Person handeln darf. Ein Elternteil braucht keine Vollmacht, um das eigene Kind zu vertreten, denn die elterliche Sorge ist der Titel.

Der einreichende Vertreter

Abschnitt 2 ist etwas völlig anderes. Dort steht, wer den Antrag im Namen der antragstellenden Person einreicht, und das ist der Platz für einen Anwalt, einen gestor oder eine bekannte Person. Für diese Vertretung braucht es sehr wohl ein Instrument, und der Maßstab ist konkret: das Ministerio del Interior verlangt eine Vollmacht, die ausdrücklich zur Einreichung genau dieses Antrags ermächtigt. Eine allgemeine Vollmacht für spanische Angelegenheiten reicht nicht verlässlich, und einige Vertretungen sagen unmissverständlich, dass Vertretung nur per poder notarial möglich ist.

Beides lässt sich stapeln. Ein Elternteil, der nicht reisen kann, tritt in Abschnitt 1 als gesetzlicher Vertreter des Kindes auf, während ein spanischer gestor in Abschnitt 2 aufgrund einer Vollmacht einreicht. Das ist eine ganz normale Akte, und beide Elemente müssen sauber belegt sein.

Die Vollmacht, die wirklich funktioniert

Lässt du eine Vollmacht für einen NIE Antrag aufsetzen, zählt der Wortlaut mehr als die Form. Die Stelle will einen ausdrücklichen Bezug auf die Einreichung des Antrags auf eine Número de Identidad de Extranjero in deinem Namen sehen. Eine Vollmacht, die zwölf allgemeine Befugnisse aufzählt und Ausländerverfahren nicht erwähnt, ist genau die Sorte, die in einem Amt angenommen und im nächsten abgelehnt wird.

Eine vor einem spanischen Notar erteilte Vollmacht ist die sauberste Variante, weil sie keine weitere Formalie braucht. Eine vor einem Notar in deinem Heimatland erteilte Vollmacht ist gut brauchbar, braucht aber eine Apostille, wenn dein Staat Vertragsstaat des Haager Übereinkommens ist, oder eine diplomatische Legalisation, wenn nicht. Plane dafür echte Zeit ein. In den meisten Ländern ist die Apostille eine eigene Behörde mit eigener Warteschlange.

Lässt du ohnehin eine Kaufvollmacht aufsetzen, damit ein spanischer Anwalt die escritura für dich unterschreibt, bestelle die Vollmacht für den NIE Antrag gleich mit. Zwei Vollmachten in einem Notartermin kosten kaum mehr als eine, und die Alternative ist, die Lücke zu entdecken, nachdem die Apostille bereits auf dem falschen Dokument klebt.

Apostille und beeidigte Übersetzung, die Regel, die alle überrascht

Hoja informativa 61 des Ministerio de Inclusión setzt den allgemeinen Maßstab für extranjería Akten, und er gilt hier. Ausländische öffentliche Urkunden brauchen eine Apostille, wenn der ausstellende Staat Vertragsstaat des Haager Übereinkommens ist, sonst eine diplomatische Legalisation. Danach müssen sie ins Spanische übersetzt werden, und die Übersetzung muss von einer von drei Kategorien stammen: einem vom MAEUEC bestellten traductor intérprete jurado, einem spanischen Konsulat im Ausland, oder der diplomatischen Vertretung des ausstellenden Landes in Spanien.

Andere Übersetzer werden nicht akzeptiert. Kein Fachbüro, kein zweisprachiges Familienmitglied, kein im eigenen Land vereidigter Übersetzer mit nationaler Anerkennung. Das ist das teuerste Missverständnis in diesem ganzen Bereich, denn Menschen bezahlen eine Übersetzung, warten darauf und stellen dann fest, dass sie für diesen Zweck wertlos ist. Wenn du eine Sache aus diesem Beitrag mitnimmst, dann diese.

Am häufigsten betroffen sind in diesen beiden Szenarien die Geburtsurkunde des Kindes, ein Sorgerechts oder Vormundschaftsbeschluss, eine ausländische Sterbeurkunde und eine im Ausland erteilte Vollmacht.

Muss das Kind persönlich erscheinen

Hier müssen wir ehrlich über die Grenzen des Veröffentlichten sein. Einige Konsulate schreiben ausdrücklich, dass die Anwesenheit des Minderjährigen und der Eltern erforderlich ist. Paris gehört dazu. Andere sagen zur Anwesenheit gar nichts, und in Spanien unterscheidet sich die Praxis von Amt zu Amt.

Es gibt keine nationale Regel, auf die wir verweisen könnten und die das klärt, also traue keiner Quelle, die das in irgendeine Richtung selbstbewusst behauptet, auch keiner, die sagt, Kinder müssten nie erscheinen. Die einzig verlässliche Antwort steht auf der Seite der konkreten Stelle, bei der du beantragst, und schweigt diese Seite, frag nach, bevor du Flüge buchst. Eine vergebliche Reise mit einem kleinen Kind ist ein schlechter Nachmittag.

Eine NIF ist keine NIE, und bei Kindern zählt das

Erwähnenswert, weil es in Nachlassfällen ständig auftaucht. Spanien vergibt eine NIF, eine Steueridentifikationsnummer, in Situationen, in denen keine NIE verfügbar ist, unter anderem an spanische Minderjährige unter vierzehn und an Ausländer, die ohne NIE mit dem Steuersystem zu tun bekommen. Manche Berater benutzen beide Wörter synonym, und das ist nicht immer harmlos.

Für ein ausländisches Kind, das spanische Immobilien erbt, wollen Notar und Register eine NIE sehen. Bietet dir jemand eine NIF als schnelleren Ersatz an, frag ausdrücklich, welche Nummer in der Urkunde erscheinen wird, und lass es von der Person bestätigen, die die escritura entwirft, bevor du dich darauf verlässt.

Woran diese Akten wirklich scheitern

• Das Übersetzungsproblem oben. Mit deutlichem Abstand die häufigste Einzelursache.
• Eine Vollmacht, die das Verfahren nicht benennt. Ausdrücklich ermächtigen, sonst rechne mit einer Ablehnung.
• Die Apostille auf der Geburtsurkunde vergessen. Bei der Sterbeurkunde denken alle daran, beim Kind nicht.
• Nur für ein Kind beantragen. Erben mehrere Geschwister, braucht jedes eine Nummer, und es lohnt sich, das in einem Termin gemeinsam zu erledigen.
• Namen, die nicht übereinstimmen. Der Name eines Kindes in der Geburtsurkunde, im Reisepass und in einer spanischen Urkunde muss zusammenpassen. Doppelte Nachnamen, Patronyme und Transliterationen gehen hier schief, und der Notar ist derjenige, dem es auffällt.
• Warten, bis die Erbschaft beurkundet wird. Die Erbschaftsannahme lässt sich ohne die Nummern nicht abschließen, und die spanische Erbschaftsteuer hat eine eigene Frist ab dem Todestag, eine Verzögerung kostet hier also Geld. Unsere Seite zu Erbschaft und Schenkungsteuer erklärt diese Uhr.

In der richtigen Reihenfolge

Bei einer Erbschaft funktioniert diese Reihenfolge: zuerst die ausländischen Unterlagen beschaffen und legalisieren, dann für alle Erben gemeinsam die NIE beantragen, dann zum Notar zur Annahme. Familien versuchen es routinemäßig andersherum, entdecken beim Notar, dass zwei Erben keine Nummer haben, und verlieren Wochen. Existiert ein spanisches Testament, ist der Ablauf kürzer, was eines von mehreren Argumenten dafür ist, ein Testament in Spanien zu machen, solange es geht.

Bei einem Kauf, bei dem du nicht anwesend sein kannst, lautet die Reihenfolge: notarielle Vollmachten aufsetzen und apostillieren lassen, dann den Vertreter den NIE Antrag einreichen lassen, dann unterschreiben lassen. Jeder Schritt hängt am vorherigen, und die Apostillewarteschlange in deinem eigenen Land ist meist der echte kritische Pfad, nicht irgendetwas Spanisches.