TGSS und INSS in Spanien: Was ist der Unterschied?

Die Tesorería General de la Seguridad Social hat drei Kernaufgaben: Registrierung, Einzug und Kontrolle.

Die Registrierung ist die erste und vielleicht wichtigste Aufgabe. Jede Person, die in Spanien arbeitet oder zum Sozialversicherungssystem beiträgt, muss bei der TGSS angemeldet sein. Das gilt für Arbeitnehmer, aber auch für Selbstständige, Hausangestellte, Studenten mit bestimmtem Status und andere. Bei der Registrierung erhältst du eine NUSS, die Número de la Seguridad Social. Diese Nummer ist deine einzigartige Kennung im gesamten System und du brauchst sie für nahezu alles, was mit Arbeit oder Leistungen in Spanien zusammenhängt.

Arbeitgeber sind ebenfalls verpflichtet, sich bei der TGSS zu registrieren, bevor sie jemanden einstellen. Sie erhalten eine cuenta de cotización, ein Beitragskonto, und sind verantwortlich für die monatliche Abführung der Sozialversicherungsbeiträge ihrer Mitarbeiter. Die TGSS prüft, ob diese Zahlungen korrekt sind und ob alles rechtzeitig eingeht.

Selbstständige, in Spanien als autónomos bekannt, registrieren sich bei der TGSS über das RETA-System, das Régimen Especial de Trabajadores Autónomos. Dies ist das spezielle Regime für Selbstständige und verpflichtet sie, einen monatlichen Beitrag zu zahlen, die cuota de autónomo. Die Höhe dieses Beitrags hängt von dem Einkommen ab, das du erwartest oder angibst. Die TGSS verwaltet diese Registrierungen und verarbeitet die monatlichen Zahlungen.

Neben Registrierung und Einzug hat die TGSS auch eine Kontrollfunktion. Sie prüft, ob Beiträge korrekt berechnet werden, ob Registrierungen stimmen und ob kein Betrug stattfindet. Wenn ein Unternehmen seine Mitarbeiter nicht ordnungsgemäß angemeldet hat oder Beiträge hinterzogen hat, greift die TGSS ein.

Das digitale Portal der TGSS heißt IMPORTASS. Über IMPORTASS kannst du als Selbstständiger oder Angestellter deine Beiträge einsehen, deine Daten anpassen, einen Zahlungsbeleg herunterladen oder dich abmelden. IMPORTASS ist auch das Portal, das du verwendest, wenn du dich als autónomo registrierst, nachdem du dich zuvor beim Finanzamt über Modelo 036 angemeldet hast.

Das Instituto Nacional de la Seguridad Social hat einen ganz anderen Fokus. Während die TGSS dafür sorgt, dass die Beiträge eingehen und alle korrekt registriert sind, sorgt die INSS dafür, dass die Menschen die Leistungen erhalten, auf die sie Anspruch haben.

Die INSS verwaltet und erbringt eine breite Palette von Leistungen. Renten sind am bekanntesten. Wenn du in Spanien gearbeitet hast und das Rentenalter erreichst, ist es die INSS, die bestimmt, ob du Anspruch auf eine Rente hast, wie hoch diese Rente ist und wann sie beginnt. Diese Berechnung basiert auf deiner Beitragshistorie, die von der TGSS verwaltet wird. Die TGSS hat die Daten, die INSS trifft die Entscheidung.

Neben Renten befasst sich die INSS auch mit Erwerbsunfähigkeit. Wenn jemand aufgrund von Krankheit oder einem Unfall vorübergehend oder dauerhaft nicht arbeiten kann, ist die INSS die Behörde, die bestimmt, ob ein Anspruch auf eine Leistung besteht und wie hoch diese ist. Vorübergehende Erwerbsunfähigkeit heißt in Spanien incapacidad temporal, dauerhafte Erwerbsunfähigkeit heißt incapacidad permanente. Beide Verfahren laufen über die INSS.

Die INSS verwaltet auch Mutterschafts und Vaterschaftsleistungen, Hinterbliebenenleistungen, Waisenleistungen und andere Sozialleistungen. Kurz gesagt, alle Situationen, in denen jemand Anspruch auf finanzielle Unterstützung aus dem Sozialversicherungssystem hat, werden von der INSS bewertet und verwaltet.

Ein wichtiger Punkt ist, dass die INSS nur auszahlen kann, wenn der Betroffene ausreichend Beitragszeit angesammelt hat. Diese Information kommt von der TGSS. Die beiden Institutionen arbeiten also eng zusammen, sind aber organisatorisch vollständig voneinander getrennt. Das bedeutet auch, dass sie jeweils ihren eigenen Schalter, ihre eigenen Mitarbeiter und ihre eigenen Verfahren haben.

Die TGSS ist für jeden relevant, der in Spanien zum Sozialversicherungssystem beiträgt, auf welche Weise auch immer. In der Praxis sind das drei Gruppen.

Die erste Gruppe sind Arbeitnehmer in einem Beschäftigungsverhältnis. Sie werden von ihrem Arbeitgeber bei der TGSS angemeldet und erhalten eine NUSS. Sie zahlen selbst keine Beiträge direkt, das übernimmt der Arbeitgeber für sie. Trotzdem ist es als Arbeitnehmer sinnvoll, die eigene Registrierung über IMPORTASS zu überprüfen und zu sehen, was über dich gespeichert wurde.

Die zweite Gruppe sind Selbstständige. Für autónomos ist die TGSS besonders relevant, denn sie müssen sich selbst beim RETA-System anmelden, die Höhe ihres Beitrags basierend auf ihrem erwarteten Einkommen selbst wählen und diese cuota monatlich zahlen. Wenn sie aufhören, selbstständig zu sein, müssen sie sich auch wieder bei der TGSS abmelden. Ein Fehler oder eine Verzögerung kostet buchstäblich Geld.

Die dritte Gruppe sind Arbeitgeber. Jedes Unternehmen oder jede Privatperson, die jemanden beschäftigt, muss bei der TGSS registriert sein und Beiträge korrekt abführen. Das gilt auch für Hausangestellte, eine Kategorie, die in Spanien eigene Regeln hat, aber ebenfalls über die TGSS läuft.

Es gibt auch besondere Situationen, in denen die TGSS eine Rolle spielt. Denk an Menschen, die über ein Convenio Especial freiwillig zum Sozialversicherungssystem beitragen, ohne eine bezahlte Arbeit zu verrichten, zum Beispiel weil sie vorübergehend als Selbstständige aufgehört haben, aber ihre Beitragshistorie fortführen möchten. Auch das läuft über die TGSS.

Die INSS ist für jeden relevant, der Leistungen aus dem Sozialversicherungssystem beansprucht. Das ist eine breite Gruppe.

Rentner sind die größte Gruppe. Wenn du in Spanien in Rente gehst, regelst du das über die INSS. Das gilt auch für Menschen, die in einem anderen EU-Land gelebt oder gearbeitet haben und über die europäischen Koordinierungsverordnungen auf der Grundlage kombinierter Beitragszeiten Anspruch auf eine spanische Rente haben.

Erwerbsunfähige, die eine Leistung beantragen möchten, wenden sich an die INSS. Das gilt sowohl für Arbeitnehmer als auch für Selbstständige. Das Verfahren ist nicht einfach und erfordert medizinische Dokumentation, aber es ist die INSS, die letztendlich die Entscheidung trifft.

Neue Eltern, die Mutterschafts oder Vaterschaftsurlaub in Spanien in Anspruch nehmen möchten, melden dies bei der INSS. In Spanien hat jeder Elternteil Anspruch auf sechzehn Wochen bezahlten Urlaub, und es ist die INSS, die diese Vergütung auszahlt, nicht der Arbeitgeber.

Menschen, die in Spanien leben und aufgrund einer Krankheit oder Verletzung nicht mehr arbeiten können, können eine vorübergehende Erwerbsunfähigkeitsleistung beantragen. Das läuft über den Hausarzt und die mutua, eine Art Betriebsversicherer, aber die abschließende Beurteilung und eventuelle Langzeitleistung gehen über die INSS.

Für EU-Bürger und andere, die nach Spanien ziehen und bereits Rentenansprüche in einem anderen Land aufgebaut haben, ist die INSS ebenfalls die erste Anlaufstelle. Über das europäische Koordinierungssystem für soziale Sicherheit kann die INSS Beitragszeiten aus verschiedenen Ländern kombinieren, um zu bestimmen, ob jemand Anspruch auf eine Rente hat.

Der Begriff Seguridad Social ist in Spanien ein Oberbegriff. Er bezieht sich auf das gesamte System des sozialen Schutzes, einschließlich aller Institutionen, Vorschriften und Leistungen. Sowohl die TGSS als auch die INSS fallen unter die Seguridad Social, sind aber separate Organisationen mit jeweils eigener Leitung, Gesetzgebung und Portalen.

Eine dritte Organisation, die ebenfalls unter die Seguridad Social fällt und regelmäßig mit der INSS verwechselt wird, ist das IMSERSO, das Institut für ältere Menschen und Sozialdienste. Es befasst sich mit Langzeitpflege, häuslicher Pflege für ältere Menschen und Menschen mit Behinderungen. Das ist ein ganz anderer Bereich als die INSS.

Es gibt auch autonome Gemeinschaften in Spanien, die eigene Sozialdienste verwalten. Katalonien hat beispielsweise das ICAM für bestimmte Leistungen, und andere Regionen haben eigene Institutionen für ergänzende soziale Unterstützung. Diese arbeiten neben der nationalen INSS, nicht anstelle von ihr.

Um es konkret zu machen, ist es hilfreich, einige häufige Situationen durchzugehen.

Du ziehst nach Spanien und fängst als Angestellter an zu arbeiten. Dein Arbeitgeber meldet dich bei der TGSS an. Du erhältst eine NUSS. Du hast selbst wenig direkten Kontakt mit der TGSS, es sei denn, du möchtest deine Beitragshistorie abrufen oder etwas überprüfen. Die INSS ist in dieser Phase noch nicht relevant für dich, es sei denn, du wirst krank.

Du ziehst nach Spanien und startest als Selbstständiger. Du meldest dich bei der TGSS über IMPORTASS an, um dich beim RETA-System einzuschreiben. Die TGSS zieht deinen monatlichen Beitrag ein. Die INSS wird erst relevant, wenn du krank wirst und eine Leistung beantragen möchtest, oder später wenn du in Rente gehst.

Du wirst krank und kannst vorübergehend nicht arbeiten. Dein Hausarzt stellt eine baja medica aus. Diese geht an die mutua deines Arbeitgebers oder direkt an die INSS, je nach deiner Situation. Die INSS beurteilt im Laufe der Zeit, ob deine Erwerbsunfähigkeit fortbesteht und wie hoch die Leistung sein wird. Die TGSS spielt hier keine aktive Rolle, aber die INSS verwendet die Beitragsdaten der TGSS, um deine Leistung zu berechnen.

Du erreichst das Rentenalter und möchtest in Rente gehen. Du stellst einen Antrag bei der INSS, nicht bei der TGSS. Die INSS konsultiert deine Beitragshistorie bei der TGSS und berechnet auf dieser Grundlage deine Rente. Wenn du in mehreren EU-Ländern gearbeitet hast, informierst du die INSS darüber, damit sie die ausländischen Beitragszeiten über das europäische Netzwerk anfordern kann.

Beide Institutionen haben eigene digitale Portale, aber sie sind nicht immer gleich benutzerfreundlich und der Zugang erfordert oft ein digitales Zertifikat oder eine Cl@ve PIN.

Die TGSS verwaltet das IMPORTASS-Portal. Über IMPORTASS kannst du als Selbstständiger deine Beiträge verwalten, anpassen, zahlen und deine Abmeldung regeln. Du kannst dort auch deine vida laboral anfordern, eine Übersicht deiner vollständigen Beitragshistorie in Spanien. Dieses Dokument ist unter anderem für Rentenberechnungen und Visumsanträge wichtig.

Die INSS hat ein eigenes Portal, das über die Tu Seguridad Social-Umgebung zugänglich ist. Dort kannst du eine Rente beantragen, den Status deines Antrags verfolgen, Leistungsübersichten einsehen und Korrespondenz erhalten.

Für beide Portale benötigst du eine Möglichkeit der digitalen Identifikation. Das kann über ein certificado digital, das Cl@ve-System oder in manchen Fällen über die App erfolgen. Wer noch kein digitales Zertifikat hat, sollte das so schnell wie möglich regeln, denn immer mehr Behördendienste in Spanien erfordern digitalen Zugang.